Hur Fårösunds Båtklubb, FBK, skall uppfylla nya Dataskyddsförordningen, GDPR

(Det här sidan är ett  försök att informera om detta. Om det är tillräckligt vet vi inte fn. Om behov eller krav uppstår kommer ytterligare information att ges.
Hittad du som läser detta fel eller oklarheter så kontakt kassören enligt kontaktinformationen i foten på denna sida)

Allmänt

Det nya EU Direktivet, GDPR (General Data Protection Regulation), Dataskyddsförordningen, gäller från 2018-05-25.
Den omfattar regler för hur personuppgifter skall hanteras. Längst ner lämnas länkar till mer information om GDPR för den som är intresserad.

FBKs register

FBK har för närvarande två olika medlemsregister med samma information men med lite olika syfte.

Ett register som ligger i en Access databas på en intern hårddisk hos kassören. Detta register tas kontinuerligt backup på. Kallas ”FBK register” i detta dokument.

Det andra registret är Båtunionens BAS-K register. Kallas ”BAS-K register”.

FBK register används för att registrera medlemsuppgifter och för att hålla en aktuell båtplatsförteckning kopplad till registret. Det används även tillsammans med bokföringsprogrammet för att få ut listor på exempelvis medlemmar som inte betalt avgifter inom utsatt tid.

Bas-K registret används för närvarande för att registrera medlemmar så att man bland annat får tidningen Båtliv. Vi använder även BAS-K vid mejlutskick och SMS till medlemmarna. BAS-K kan även användas till mycket annat som att hålla reda på alla båtplatser, fakturering mm. Det utnyttjas inte för närvarande men kommer kanske att göras.

Regler för registrering

Behandling av personuppgifter är förbjudet utom i de fall det uttryckligen är tillåtet.

Det är lagligen tillåtet om åtminstone ett av nedanstående villkor är uppfyllda:

  1. Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för specifika ändamål.
  2. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part i.…….. det finns ytterligare villkor som kan vara uppfyllda

 

Laglig rätt till registrering

Fårösunds Båtklubb behöver registrera vissa personuppgifter för att kunna upprätthålla avtal med medlemmen om medlemskap och i förekommande fall avtal om båtplatsinnehav och för att kunna ha kontakt med medlemmen. Vi behöver också vissa uppgifter för att kunna förse Seglarförbundet och Båtunionen med viss statistik om bland annat åldersfördelning.

 

 

 

Vad registreras

FBK anser att vi behöver registrera följande medlemsuppgifter:
Förnamn
Efternamn

Födelsetid (inte personnummer)

Postadress

Mejladress

Telefonnummer

För familjemedlemmar:

Förnamn

Efternamn

Födelsetid

 

Inhämtande av uppgifter

Fårösunds båtklubb inhämtar och uppdaterar dessa uppgifter i samband med att avgifterna betalas till klubben. I samband med nytt medlemskap inhämtas uppgifterna av kassören från den nya medlemmen och samtidigt inhämtas godkännande att personuppgifterna får registreras.

Godkännande av registrering

Medlemmen skall godkänna att FBK registrerar ovanstående personuppgifter. FBK kommer att anse att medlemmen har godkänt registrering av personuppgifter enligt ovan när medlemsavgift och eventuell båtplatsavgift inbetalats till FBK. Därvid gäller avtalet med medlemmen till nästa förnyelse av medlemskapet eller tills medlemmen meddelar att medlemskapet (avtalet) skall upphöra.

Några övriga villkor

  • Medlemmen har på begäran rätt att få ett utdrag från FBK och BAS-K registren.
  • FBK rättar omgående eventuella fel i registret på begäran av medlemmen.
  • Medlemmen kommer att omedelbart raderas från FBK och BAS-K registren vid utträde ur klubben.
  • Personuppgifter används endast internt av FBK och lämnas inte vidare till tredje person.
  • FBK publicerar inga personuppgifter på internetsidan förutom en båtplatsfördelning med namn och telefonnummer. Om det fortsatt skall göras får vi ta ställning till.
  • Skulle av någon anledning personuppgifter läcka ut till obehörig så kommer medlemmen omedelbart att meddelas om det.

Ladda ner en pdf version

Länkar:
https://batunionen.se/foreberedelser-nya-dataskyddslagen/
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/